Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalnym planistą, czy utknąłeś w zadaniu dla swojej firmy, wiedza o tym, jak zaplanować imprezę firmową, może być trudnym zadaniem, aby upewnić się, że znasz wszystkie szczegóły. Od jedzenia, miejsca, atmosfery i nie tylko – idealne wydarzenie wymaga planowania i wysiłku, aby bezproblemowo wyjść.

Niezależnie od tego, czy organizujesz przyjęcie koktajlowe, warsztat czy piknik firmowy, ustawienie motywu nadaje ton wydarzeniu i stanowi punkt wyjścia przy wyborze jedzenia, muzyki, wystroju wnętrz i nie tylko.

Upewnij się, że Twój motyw jest odpowiedni dla tłumu, dla którego planujesz. Na początek znajdziesz wiele różnych pomysłów na motywy. Ustal wstępny budżet, określając, ile możesz wydać na jedzenie, rozrywkę, wynajem pokoju, zaproszenia i wszelkie inne dodatki, które chcesz wprowadzić na wydarzenie. Rozpocznij spotkania, aby zobaczyć lokalizacje i poznać innych dostawców. Omów koszty wynajmu pokoju i co obejmuje te opłaty. Określ godziny, w których będziesz miał dostęp do pokoju. Jeśli nikt nie rezerwuje go poprzedniej nocy, czy masz dostęp do wejścia, dekoracji lub konfiguracji? Czy dostarczają zastawę stołową do jedzenia, czy potrzebujesz przywieźć lub wynająć własną pościel, talerze, serwetki i sztućce?

Ustal, czy Twoje miejsce wymaga od ciebie zewnętrznego zabezpieczenia imprezy. To nie tylko chroni cię przed odpowiedzialnością, ale może pomóc uchronić osoby z zewnątrz przed awarią twojej drużyny. Poszukaj wynajętego licencjonowanego barmana, jeśli twój zakład nie może go zapewnić, a zdecydujesz się na alkohol podczas imprezy. Dowiedz się, czy miejsce może zapewnić dekoracje lub czy musisz dostarczyć własne. Niektóre obiekty oferują szeroki wybór przedmiotów, takich jak świece, lustra do ustawienia na stole, szklane słoiki. Jeśli więc możesz skorzystać z darmowych rzeczy, możesz sporo zaoszczędzić na swoim budżecie. Imprezy firmowe powinny być przygotowane w odpowiedni sposób.

Ustal swoje menu ze swoim zakładem żywienia lub placówką oraz określ czas i sposób podania. Czy będzie to bufet, czy posiekany, powlekany posiłek? Czy robisz przekąski z wyprzedzeniem czy zastanawiasz się nad cateringiem? Podpisuj umowy ze swoimi dostawcami i upewnij się, że dostarczą ci kopię – jest to naprawdę niesamowicie ważne.

Znalezienie miejsca może być trudne, ponieważ nawigacja po kosztach, wycenach i zawarte w nich elementy oznaczają wiele spotkań i negocjacji. Daj sobie dużo czasu na tę część. Przyjdź uzbrojony w pytania: ilu pracowników będzie obsługiwać wydarzenie? Czy możesz zabrać ze sobą własną firmę cateringową? Jeśli nie, czy możesz spotkać się z firmą cateringową? Jak długo możesz zostać? Czy potrzebujesz specjalnych zezwoleń na wydarzenie? Czy stół, krzesła i wyposażenie są włączone? Upewnij się, że jesteś naprawdę dokładny w zadawaniu pytań i nie martw się ich podsłuchiwaniem – są przyzwyczajeni do odpowiedzi na wszystko i wszystko. Organizacja imprez może potrwać nawet kilka tygodni. Masz na to wystarczająco czasu.